如何准确估算时间

　　多数人不善于估算做事的所需时间.或许你估计需要一小时,实际上,你花了3-4个小时才完成.或者你为一项任务设定了30分钟,可你5分钟内就完成了.该怎么做从而使你善于准确估时呢?

　　这些是你可以用以更好估算时间的技巧:

　　计算你的胡扯概率

　　最佳的开始方式是测试你目前估算的准确度

　　制作一份待做事务的列表并完成这些事务.即兴估算并且记下完成每项事务你所需的预期时间.随着你一一完成这些事务,记录你实际所耗时间.然后以合计花费的所有时间,除完成诸多事务估算的所需总时.这就是你的胡扯概率.

　　举个例子,如果你估计完成某项事务列表需要12小时,但实际上却花费了15小时,因此你的胡扯概率即15/12=1.25.也就是说你要比预期的多花25%的时间才能完成这些事务.

　　若你采用各种事务测试胡扯概率,也许你会发现各项事务的胡扯概率存在差异,大概在0.1到10.0的幅度范围间.然而,对于需要数天去共同完成的团队事务,你会看到胡扯概率缩短至相对狭小的范围.当你平均足量事务,你的胡扯概率定于一个不变的数字.

　　我的平均胡扯概率大约1.5.这就是说,不论我即兴估算需要多长时间完成事务,平均一下,总归是我太乐观了,我得花费比事先猜测的多50%的时间才完成事务.对于任何特别单项任务,我的估算都不能更加准确.然而,如果我估计完成些许事务需要两天,那准需要大约3天.

　　一旦你知道自己的胡扯比率,你可以利用它为团体事务策划出更为准确的估算.只要合计你的即兴估算,乘以你所知的胡扯概率总数.这必定是相对准确的估算.

　　得知自己的胡扯概率比起初估算的更为准确,为某些事务估算时间时我总是很自信.我的即兴估算从未这样准确过.然而,以我的估算时间乘以胡扯概率所得的估算结果更接近实际所需时间.这帮助我更好的预算时间.

　　以我的胡扯概率为基础,我知道如果想在一天内完成大约8小时的实际工作,根据即兴估算(5:20=8小时/1.5)即得:我应该列下长打大约5小时20分钟的事务.不过每天都做这样校正似乎显得愚蠢,实际上完成的很好--远好于所列选的8小时任务,接着迫使自己工作12天,或者仅完成2/3的事务感觉很糟.自我破坏会把事态弄的更糟,这时浅意识明白我是在尝试不可能完成的事.

　　最好制作一张合理的事务列表,的确能在截止日完成,而不是痛责自己不善于估算时间.就算我的日程表看起来很简短,在截止日划掉最后任务时的感觉好极了.由于日常的差异,并不完全准确的,但总体上比我尝试的其他方法好的多,它激励出一种稳固的日常节奏,而不是超时超负荷的工作.

　　我推荐用至少长达10到20小时的事务计算你的首次胡扯概率.如果你只基于花费数时的事务计算,胡扯概率可能会不够准确.

　　当然在一段时间内,做一项事务而重复计算你的胡扯概率不失为一个好计策.每次四回就可以了.当你的常规工作变更时就更新它,实为明智之举.比如当你开始一项新项目或换了公司或者行业.

　　如果你需要更多的详细数据,你可以计算不同工作的不同胡扯概率.我个人没这么做过,但如果你觉得不同的工作会产生不同的胡扯概率,那么这么做是不无道理的.例如,如果你是一个学生,完成数学作业需要0.9的胡扯概率,但完成学期论文需要1.7的胡扯概率,你可能需要保留各项胡扯概率以达到更有效的估算.

　　如果你管理一个团队,你可以为团队的每个成员计算他们的胡扯比概率(成员参与或不参与都可).向成员索要完成一系列工作的估计时间,测试真正的所需时间,为每个成员计算胡扯概率.每当你得到这个队伍成员即将开展工作的新的估计时间,你可以将他们的估算乘以他们的各自的胡扯概率.这可以帮助你算出一份更准确的团队项目行程表.我觉得你会发现人总在一定程度上误信自己的估计.

　　达到合理量度

　　为了准确估算,细分你任务的量度指标很重要.如果你的量太大,你将忽略很多细节.如果你的量太小,你将被细枝末节埋没,你估算的耗时将比你完成任务的所需时间还要多.这太过头了.

　　例如,"检修我的网站"听起来是项很复杂繁琐的工程.这不够量化以至于无法做出可靠的估算.你得列下完成这项工程所需的各项任务.

　　另一方面,"将邮件地址写在信封上"这个太量化了.你可以在把它列表并估算的时间内完成这个任务.这样的细节工作只会浪费你的时间,而非使你的工作更有效率.

　　你应该做个实验,以寻找自己足以做出最准确估算的确切量度.我将根据适合我的工作在此提供一些指点: